「勝手に予約が入るのは困る…」そんなあなたへ。承認制予約システムのやさしい始め方

• 「お店の予約システムを考えているけれど、自分の知らないところで勝手に予約が決まってしまうのはちょっと不安……」

• 「電話でも予約を受けているから、ネット予約と被ってダブルブッキングが起きたらどうしよう……」

新しく予約システムを入れようとするとき、こんなモヤモヤを抱える方は少なくありません。

予約システムには、空いている枠にその場で予約が入る「自動確定（即時予約）」だけでなく、内容を自分で確認してからOKを出せる「承認制（リクエスト制）」という仕組みもあります。

この記事では「自分のペースで、安心して予約を管理したい」というあなたに向けて、承認制予約システムの仕組みやメリットをお伝えします。

そもそも「承認制予約システム」ってどんなもの？

一言でいうと、「お客様からの『この時間、空いていますか？』というメッセージを確認して、あなたがOKボタンを押すことで初めて予約が確定する」という仕組みです。

あなたが「OK」を出して、はじめて予約が確定する仕組み

予約の流れは次の流れです。

1. お客様： 画面のカレンダーから、希望の日時を選んで予約を申し込む（この時点では、まだ「仮予約」です）

2. あなた： 「予約の申し込みが届きました」というお知らせを確認する

3. あなた： スケジュールを見て問題がなければ「承認（OK）」を押す。都合が悪ければ、お断りや別日時の提案もできます。

4. お客様： 「予約が確定しました」というメールが届く

「自動で決まる」システムと何が違うの？

一般的な予約システム（自動確定型）は、システムが自動で「空いていますよ」と判断して、その場で予約を確定させてしまいます。

一方の承認制は、「予約が確定する前に、必ずあなたが確認するステップ」が入ります。ここが一番の大きな違いです。

どっちが使いやすい？「自動確定」と「承認制」を比べてみよう

どちらのシステムにも良いところがあります。２つの違いをわかりやすく一覧にしてみました。

「とにかく手間を減らして、空き枠をどんどん埋めたい！」という場合は自動確定が便利です。

一方で「予約のトラブルを防ぎたい」「スケジュールは自分でコントロールしたい」という場合は、承認制が心強い味方になってくれます。

承認制予約システムが安心な3つの理由

承認制を取り入れると、毎日の予約管理がぐっとラクに、そして安心になります。具体的な3つのメリットを見ていきましょう。

メリット1. ダブルブッキングの不安がゼロになる

手帳やGoogleカレンダー、電話、LINEなど、色々なところで予約を受けていると、「カレンダーに書き写すのを忘れて予約が被ってしまった！」というハプニングが起きがちです。

承認制なら、手元のカレンダーをちゃんと確認してからネット予約を確定できるので、ハラハラするダブルブッキングを100%防げます。

メリット2. 「どんなお客様かな？」を事前に確認できる

初めてのお客様をお迎えするときは、少し緊張しますよね。

承認制なら、予約のときに「今回のご相談内容」や「知りたいこと」などを入力してもらい、それを事前に確認できます。内容を見てからお受けできるので、当日「思っていたのと違った……」というミスマッチを防ぐことができます。

メリット3. スケジュールを自分でコントロールできる

「この予約の後には、少し休憩や移動の時間を入れたいな」「この日は午前中だけ予約を受け付けようかな」といった、システムにはわかりづらい細かな調整も、あなたの判断で柔軟に対応できます。自分の体調やお仕事のペースを守りながら運用できるのが嬉しいポイントです。

こんなお仕事スタイルの方にぴったりです

「誰でもウェルカム！」にするよりも、事前の準備や確認を大切にしたい以下のようなお仕事に、承認制はとても向いています。

• B2Bの商談・オンライン面談（担当スタッフの調整や、事前の準備が必要なため）

• 貸し会議室・レンタルスペース（どんな目的で使われるか事前に知りたい、前後の清掃時間をとりたいため）

• カウンセリング・お悩み相談（お悩みの内容を事前に把握して、しっかり準備したいため）

• プライベートサロン・お教室（お客様一人ひとりに合わせた丁寧なおもてなしを大切にしたいため）

マイペースに予約を受け付けるなら「ヨヤクペース」

「承認制のシステムを使ってみたいけれど、難しい設定は苦手……」

そんなあなたにおすすめなのが、承認制に特化した予約システム「ヨヤクペース」です。

ヨヤクペースは、「しっかり確認して、自分のペースで予約を受ける」という安心感を一番大切に作られています。

お客様から予約の希望が届いたら、スマホやパソコンで内容を確認して「承認」ボタンを押すだけ。お客様への確定メールも自動で送られるので、文章を毎回考える手間もありません。

おわりに

予約システムは、ただ業務を自動化するだけのものではありません。あなたの大切なお仕事と、毎日の穏やかな生活を守るための道具でもあります。

「勝手に予約が入るのがどうしても不安」なら、まずは確認してからスタートできる「承認制」を試してみませんか？

あなたのビジネスにぴったりの、心地よい予約の受け付けスタイルを見つけてみてくださいね。